Zásady ochrany osobních údajů

Zásady ochrany osobních údajů

Helpiner — provozováno společností monit s.r.o.

Verze platná od: 1. 6. 2025

1. Úvod a základní pojmy

Osobní údaje označují veškeré informace týkající se určené nebo určitelné fyzické osoby (subjektu údajů). Subjekt údajů je považován za určený nebo určitelný, pokud jej lze identifikovat přímo či nepřímo, zejména odkazem na identifikátor, jako je jméno, identifikační číslo, lokalizační údaje nebo jiný specifický prvek fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity (čl. 4 odst. 1 nařízení GDPR).

Ochranu osobních údajů upravují zejména:

Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů (dále jen GDPR), přímo použitelné v ČR;
zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, jako adaptační zákon GDPR platný v České republice;
zákon č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, zejm. § 89 odst. 3 (cookies);
zákon č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti (obchodní sdělení).

"Uživatel" – fyzická nebo právnická osoba, která si vytvořila účet v aplikaci Helpiner.

2. Co je zpracování osobních údajů?

Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoli operace nebo soubor operací, které správce či zpracovatel systematicky provádí s osobními údaji, a to automatizovaně nebo jinými prostředky — zejména shromažďování, ukládání, zpřístupňování, úprava, vyhledávání, používání, předávání, šíření, třídění, blokování nebo likvidace (čl. 4 odst. 2 GDPR).

3. Totožnost a kontaktní údaje správce

Správcem osobních údajů je:

monit s.r.o., IČO: 26981742

Sídlo: Skorkovského 1643/115, 636 00 Brno, Česká republika

Provozovna/kontaktní adresa: Purkyňova 648/125 (TITC), 612 00 Brno

E-mail: office@monit.cz

Telefon: +420 773 111 501 / +420 511 156 341

Správce nevykonává rozsáhlé zpracování zvláštních kategorií osobních údajů ani systematické monitorování fyzických osob ve veřejném prostoru. Z tohoto důvodu mu nevzniká povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO) dle čl. 37 GDPR.

4. Jaké osobní údaje zpracováváme a na jakém právním základě?

4.1 Registrační a smluvní údaje

Při registraci a využívání aplikace Helpiner zpracováváme: jméno, příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo, fakturační adresu, IČO, DIČ, údaje o platební kartě nebo bankovním účtu.

Právní základ:

čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR — plnění smlouvy o poskytování služby Helpiner;
čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR — splnění zákonných povinností (zejm. vedení účetnictví).

Doba uchování: po dobu trvání smluvního vztahu a dále po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy — účetní doklady 5 let (zákon č. 563/1991 Sb.), daňové doklady 10 let od konce zdaňovacího období (zákon č. 235/2004 Sb.).

4.2 Newsletter a obchodní sdělení

Zpracováváme: jméno, příjmení, e-mailovou adresu, případně telefonní číslo.

Právní základ: čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR — dobrovolný souhlas se zpracováním osobních údajů ve spojení s § 7 odst. 2 zákona č. 480/2004 Sb. (obchodní sdělení).

Souhlas lze kdykoli odvolat prostřednictvím odhlašovacího odkazu v každém e-mailu nebo na adrese office@monit.cz. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním (čl. 7 odst. 3 GDPR).

Doba uchování: do odvolání souhlasu, nejdéle po dobu, kdy nabízíme službu Helpiner.

4.3 Provozní a analytická data (webové stránky a aplikace)

Při návštěvě webových stránek a užívání aplikace automaticky shromažďujeme: IP adresu, typ a verzi prohlížeče, chování na stránkách helpiner.com, monit.cz a dalších domovských doménách, aktivitu a využívání aplikace Helpiner.

Právní základ:

čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR — souhlas s používáním analytických a marketingových cookies (prostřednictvím cookie lišty);
čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR — oprávněný zájem správce pro technicky nezbytné cookies zajišťující základní fungování webu a aplikace.

Používání cookies se řídí rovněž § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. Podrobnosti jsou uvedeny v samostatných Zásadách používání cookies.

Doba uchování: analytická a statistická data jsou zpracovávána nejdéle 26 měsíců od jejich shromáždění (v souladu s doporučeními Úřadu pro ochranu osobních údajů).

5. Vaše práva jakožto subjektu údajů

Jako subjekt údajů máte vůči správci následující práva dle GDPR:

Právo na přístup (čl. 15 GDPR) — získat potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, a bezplatnou kopii těchto údajů.
Právo na opravu (čl. 16 GDPR) — požadovat opravu nepřesných nebo doplnění neúplných osobních údajů.
Právo na výmaz / "být zapomenut" (čl. 17 GDPR) — požadovat výmaz osobních údajů, pokud pominul účel zpracování, odvoláte souhlas nebo je zpracování protiprávní.
Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR) — požadovat, aby zpracování bylo omezeno v zákonem stanovených případech (např. po dobu ověřování přesnosti údajů).
Právo na přenositelnost (čl. 20 GDPR) — obdržet vaše osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, případně je předat jinému správci.
Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR) — vznést námitku proti zpracování osobních údajů prováděnému na základě oprávněného zájmu (čl. 6/1/f) nebo pro účely přímého marketingu. Po vznesení námitky přestaneme vaše údaje pro tyto účely zpracovávat, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody.
Právo odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3 GDPR) — kdykoli odvolat souhlas se zpracováním, aniž je tím dotčena zákonnost zpracování provedeného před odvoláním.
Právo podat stížnost u dozorového úřadu — máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7, tel. +420 234 514 111, www.uoou.cz.

Žádosti o uplatnění práv zasílejte na adresu office@monit.cz s předmětem "GDPR – [typ žádosti]". Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 30 dnů od obdržení žádosti (čl. 12 odst. 3 GDPR). Ve výjimečně složitých případech lze lhůtu prodloužit o dalších 60 dnů, o čemž vás budeme informovat.

6. Automatizované rozhodování a profilování

Helpiner jako nástroj s využitím umělé inteligence analyzuje vzorce práce uživatelů s firemními systémy (CRM, ERP, workflow nástroje) za účelem zefektivnění jejich každodenní práce.

Toto vyhodnocování nepředstavuje automatizované rozhodování s právními účinky ve smyslu čl. 22 GDPR. Výstupy Helpineru slouží výhradně jako podpora rozhodování živé osoby — uživatel je vždy konečným rozhodujícím subjektem. Neprovádíme profilování, které by mělo vůči uživatelům závazné právní důsledky.

7. Zpracování dat příjemců — uživatel jako správce, monit s.r.o. jako zpracovatel

V rámci aplikace Helpiner zpracovává společnost monit s.r.o. jako zpracovatel (ve smyslu čl. 28 GDPR) osobní údaje příjemců, které do systému vkládá uživatel v pozici správce. Jde zejména o kontaktní údaje příjemců (jméno, příjmení, e-mail, telefon), údaje o jejich aktivitě v rámci kampaní a pracovních procesů a obsah zpráv odesílaných prostřednictvím aplikace.

Smluvní vztah mezi uživatelem (správcem) a společností monit s.r.o. (zpracovatelem) se řídí Smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA) uzavřenou v souladu s čl. 28 GDPR, která je součástí smluvní dokumentace k aplikaci Helpiner.

Upozorňujeme, že:

Můžeme kontrolovat obsah, přítomnost spamu a zákonnost rozesílaných kampaní. V případě pochybností o zákonnosti zpracování osobních údajů příjemců nebo obsahu kampaní jsme oprávněni dočasně pozastavit přístup k aplikaci.
V rámci aplikace Helpiner zajistíme výkon práv příjemců na opravu, doplnění, výmaz nebo omezení zpracování osobních údajů.
Aktuální seznam sub-zpracovatelů (třetích stran zapojených do poskytování služby, zejm. poskytovatelé cloudové infrastruktury a AI technologií) je k dispozici na vyžádání na adrese office@monit.cz.

7.1 Prohlášení uživatele jako správce údajů

Uživatel aplikace Helpiner prohlašuje, že jako správce osobních údajů svých příjemců:

zpracovává osobní údaje svých příjemců pouze na základě platného právního důvodu dle čl. 6 GDPR (souhlas, plnění smlouvy, zákonná povinnost nebo oprávněný zájem);
do aplikace Helpiner nevkládá zvláštní kategorie osobních údajů dle čl. 9 GDPR, tj. údaje o rasovém nebo etnickém původu, politických názorech, náboženství, členství v odborových organizacích, zdravotním stavu, sexuálním životě, genetické nebo biometrické údaje;
plní informační povinnost vůči příjemcům dle čl. 13 a 14 GDPR;
umožňuje příjemcům uplatňovat jejich práva dle GDPR;
zavazuje se provést změny v údajích příjemců v aplikaci Helpiner do 24 hodin od obdržení takové informace.

Pokud jako uživatel aplikace Helpiner poruší své povinnosti správce osobních údajů dle GDPR a toto porušení způsobí škodu společnosti monit s.r.o., je povinen tuto škodu v plné výši nahradit.

8. Ochrana a zabezpečení osobních údajů

S osobními údaji nakládáme odpovědně a v souladu s platnými právními předpisy. Veškerá data jsou uložena na zabezpečených serverech výhradně v rámci EU/EHP. Zavedli jsme a udržujeme technická a organizační opatření odpovídající úrovni technologického vývoje:

Zabezpečení serverů firewallem a šifrovaný přenos dat (HTTPS) na všech doménách;
Kontrola e-mailové komunikace na přítomnost virů a phishingu;
Přístup k osobním údajům je chráněn heslem a vícefaktorovým ověřením (MFA);
Přístup k datům mají výhradně oprávněné osoby vázané mlčenlivostí;
Pravidelné zálohování dat a testování obnovy;
Bezpečnostní monitoring a správa incidentů 24/7;
Organizace je držitelem certifikací ISO 27001 a ISO 27018 pro řízení bezpečnosti informací.

V případě bezpečnostního incidentu, který by mohl ohrozit práva a svobody fyzických osob, splníme ohlašovací povinnost vůči ÚOOÚ ve lhůtě 72 hodin dle čl. 33 GDPR.

9. Příjemci osobních údajů

Osobní údaje zpřístupňujeme pouze těmto kategoriím příjemců, a to výhradně v rozsahu nezbytném pro daný účel:

Poskytovatelé cloudové infrastruktury a hostingu (servery výhradně v EU/EHP);
Poskytovatelé AI a jazykových technologií zapojení do fungování aplikace Helpiner;
Poskytovatelé platebních a fakturačních služeb;
Poskytovatelé marketingových a analytických nástrojů (pouze na základě vašeho souhlasu s cookies);
Poskytovatelé účetních a daňových služeb;
Orgány veřejné moci v zákonem stanovených případech (soudy, správní orgány, ÚOOÚ).

Všichni naši zaměstnanci a spolupracovníci zpracovávající osobní údaje jsou vázáni povinností mlčenlivosti, která trvá i po ukončení smluvního vztahu.

Předávání do třetích zemí: Správce nemá v úmyslu předávat osobní údaje do třetích zemí mimo EU/EHP. V případě, že by k takovému předání mělo dojít (např. prostřednictvím globálního poskytovatele AI technologií), bude zajištěna odpovídající úroveň ochrany prostřednictvím standardních smluvních doložek dle čl. 46 GDPR. O takovém předání vás budeme předem informovat.

10. Cookies a sledovací technologie

Naše webové stránky a aplikace využívají soubory cookies a podobné technologie. Podrobné informace o typech cookies, jejich účelu, poskytovateli a době uchování jsou k dispozici v samostatných Zásadách používání cookies.

Svůj souhlas s analytickými a marketingovými cookies můžete kdykoli odvolat nebo změnit prostřednictvím cookie lišty na našich webových stránkách.

11. Změny těchto zásad

Tyto zásady ochrany osobních údajů mohou být průběžně aktualizovány s ohledem na změny legislativy, technologií nebo rozsahu zpracování. Datum aktuální verze je uvedeno v záhlaví dokumentu.

O zásadní změně vás budeme informovat e-mailem na adresu registrovanou v aplikaci nebo prostřednictvím oznámení v aplikaci Helpiner s přiměřeným předstihem před nabytím účinnosti změny.

12. Kontaktní údaje a uplatnění práv

Pro veškeré dotazy týkající se zpracování osobních údajů nebo pro uplatnění svých práv nás kontaktujte:

E-mail: office@monit.cz (předmět: "GDPR – [typ žádosti]")

Poštovní adresa: monit s.r.o., Purkyňova 648/125 (TITC), 612 00 Brno

Telefon: +420 773 111 501

Na vaši žádost odpovíme nejpozději do 30 dnů od jejího obdržení (čl. 12 odst. 3 GDPR). Ve výjimečně složitých případech lze lhůtu prodloužit o dalších 60 dnů, o čemž vás budeme předem informovat.

Máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu — Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ):

Pplk. Sochora 727/27, 170 00 Praha 7
Tel.: +420 234 514 111
www.uoou.cz